Lựa chọn thiết bị họp hội nghị trực tuyến tốt nhất cho không gian phòng họp

Trong xu hướng kết nối online mạnh mẽ hiện nay, thiết bị họp hội nghị trực tuyến trở thành công cụ quan trọng để các doanh nghiệp giao tiếp và cộng tác từ xa với nhau hiệu quả. Với thiết bị phù hợp, các nhóm làm việc từ nhiều địa điểm khác nhau được kết nối như thể họ đang ở trong cùng một phòng họp, thúc đẩy bền chặt các mối quan hệ, tăng năng suất công việc. Để nâng cao trải nghiệm phòng họp lên tầm cao mới, hãy theo dõi bài viết dưới đây của DNG - Phân phối AVer chính hãng để có thể lựa chọn thiết bị tốt nhất cho không gian phòng họp doanh nghiệp của bạn.  

1. Hiểu về thiết bị họp hội nghị trực tuyến

Các thiết bị họp hội nghị trực tuyến, đặc biệt là thiết bị phần cứng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo giao tiếp liền mạch giữa các thành viên khi thực hiện cuộc họp online. Chất lượng cuộc họp phụ thuộc chủ yếu vào chức năng, hiệu suất của các thiết bị chính như: camera hội nghị, microphone và loa. Phân phối AVer sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các thành phần quan trọng này giúp xây dựng hệ thống hội nghị trực tuyến hiệu quả, phù hợp với nhu cầu riêng biệt của doanh nghiệp. 

1.1. Camera hội nghị

Camera hội nghị truyền hình là nền tảng không thể thiếu để ghi lại hình ảnh, cho phép những người tham gia từ xa kết nối và cộng tác hiệu quả. Có nhiều loại camera khác nhau, từ webcam đơn giản đến camera PTZ (có khả năng quay ngang, nghiêng, thu phóng) chuyên nghiệp, mỗi loại cung cấp các tính năng và độ phân giải khác nhau để phù hợp với nhiều yêu cầu họp của bạn. Việc chọn camera phù hợp với không gian phòng họp đảm bảo hình ảnh rõ nét và trải nghiệm hội họp hấp dẫn hơn. 

Camera hội nghị là thiết bị quan trọng khi họp online

Một số mẫu camera hội nghị phổ biến cho họp trực tuyến như: AVer CAM130, AVer CAM520 Pro2, AVer CAM570,... Những camera này mang đến cho người dùng hình ảnh chất lượng cao, là lựa chọn lý tưởng cho nhiều tình huống họp khác nhau. Với các phòng hội nghị lớn thiết bị họp hội nghị trực tuyến của AVer sẽ giúp kiểm soát và tăng tính linh hoạt trong việc ghi lại hình ảnh tất cả những người tham gia trong cuộc họp.  

=> Tìm hiểu thêm về Tổng hợp camera truyền hình trực tuyến tốt nhất cho doanh nghiệp 

1.2. Microphone

Âm thanh rõ ràng cũng quan trọng như hình ảnh sắc nét khi thực hiện các cuộc họp trực tuyến. Micro được trang bị để đảm bảo rằng những người tham gia có thể nghe rõ nhau, cho phép giao tiếp hiệu quả ở nhiều địa điểm cách xa nhau.

Việc chọn micro phù hợp có thể tạo nên sự khác biệt trong việc cung cấp trải nghiệm âm thanh sống động cho tất cả những người tham gia. 

1.3. Loa

Loa đóng vai trò quan trọng để cung cấp đầu ra âm thanh chất lượng cao. Có nhiều tùy chọn loa cho người dùng như: loa tích hợp, loa ngoài và loa thanh,... phù hợp với nhiều kích thước phòng khác nhau. 

2. Lựa chọn thiết bị cho từng quy mô phòng họp

Việc lựa chọn thiết bị họp hội nghị trực tuyến tốt nhất cho không gian phòng họp của bạn cần cân nhắc đến các yếu tố như kích thước phòng, số người tham dự, mục đích sử dụng. Xác định kỹ lưỡng các yếu tố này để có sự kết hợp hiệu quả giữa các thiết bị, thúc đẩy trải nghiệm hội họp trực tuyến hiệu quả và thú vị.

Lựa chọn thiết bị họp trực tuyến phù hợp với từng quy mô phòng  

2.1. Phòng họp nhỏ

Phòng họp nhỏ là không gian được thiết kế để chứa tối đa 7 người, lý tưởng cho các cuộc họp đột xuất hay các cuộc trò chuyện riêng. Những phòng họp kiểu này yêu cầu các thiết bị họp trực tuyến nhỏ gọn và dễ sử dụng, có thể nhanh chóng thiết lập và tùy chỉnh theo nhu cầu cuộc họp. Thiết bị kết hợp tất cả trong một hoặc camera có góc rộng là lựa chọn thích hợp cho phòng họp nhỏ.

Một số dòng thiết bị hội nghị truyền hình nổi bật cho không gian nhỏ này như: AVer VB130, AVer CAM130, AVer CAM 342 Pro2. Đây là những dòng camera nhỏ gọn nhưng đầy đủ các tính năng nâng cao AI thông minh, khả năng lọc tiếng ồn và cho chất lượng hình ảnh sắc nét đảm bảo sự cộng tác và giao tiếp hiệu quả ngay cả trong những không gian hạn chế nhất.   

2.2. Phòng hội nghị

Phòng hội nghị thường có kích thước lớn, được thiết kế để phục vụ nhóm người tham gia các cuộc họp dài, quan trọng. Vì vậy những phòng này cần thiết bị hội nghị chuyên nghiệp, bao gồm camera độ phân giải cao, kết hợp nhiều micro và loa mạnh mẽ đảm bảo tất cả người tham gia đều có thể nhìn và nghe thấy nhau rõ ràng.

Một số thiết bị thích hợp cho quy mô phòng hội nghị như: AVer VC520 Pro2, CAM520 Pro2, CAM570, CAM550 kết hợp với FONE540 và Mic.

2.3. Không gian đa năng

Không gian đa năng là những phòng đáp ứng nhiều hoạt động khác nhau: họp, thuyết trình, tập huấn,... Những không gian này yêu cầu bộ thiết bị hội nghị truyền hình có thể thích ứng với các cấu hình phòng khác nhau. Thiết bị đa năng tích hợp tất cả trong một cũng là một giải pháp linh hoạt cho kiểu không gian này.

Một số dòng thiết bị có thể cân nhắc: AVer VB350, VC520 Pro2, CAM550, CAM570 kết hợp FONE540 + mic,... phù hợp với nhiều mô hình phòng họp: xếp cánh quạt, xếp chữ U,...   

3. Các thương hiệu thiết bị họp trực tuyến hàng đầu

Thị trường hiện nay xuất hiện nhiều thương hiệu thiết bị họp hội nghị trực tuyến. Tuy nhiên để có được sản phẩm chất lượng và tin cậy cần lựa chọn các thương hiệu uy tín. Dưới đây là những thương hiệu hàng đầu cung cấp các thiết bị họp trực tuyến đã được các chuyên gia và người dùng đánh giá cao.

AVer: AVer là thương hiệu cung cấp các sản phẩm và giải pháp nghe nhìn đạt chất lượng âm thanh, video đẳng cấp thế giới cùng khả năng tương thích với các phần mềm họp hội nghị phổ biến nhất hiện nay. Các thiết bị của AVer đều đạt chứng nhận Microsoft Teams, Skype for Business, Zoom, Barco và Google Meet, cho thấy đây là lựa chọn hoàn hảo cho mọi không gian họp. Giải pháp hội nghị truyền hình AVer bao gồm:

• USB Camera hội nghị
• All - in - one video bars
• Bộ camera video and audio
• Phần mềm cộng tác
• Giải pháp cho phòng họp Zoom Rooms và Microsoft Teams Rooms​​​​​​​

=> Tìm hiểu thêm về Giải pháp trọn gói thiết bị hội nghị truyền hình AVer

AVer là thương hiệu cung cấp thiết bị họp hội nghị trực tuyến hàng đầu

Poly: Trước đây gọi là Polycom, là nhà cung cấp hàng đầu các giải pháp hội nghị truyền hình tất cả trong một cũng như các thành phần riêng lẻ. Tập trung vào chất lượng âm thanh và tích hợp liền mạch với các nền tảng phổ biến như Microsoft teams hay Kumospace, thiết bị của Poly giúp nâng cao trải nghiệm họp online cho người dùng. Các dòng sản phẩm của Poly bao gồm:

• Camera hội nghị mạnh mẽ
• Hỗ trợ tính năng AI
• Hệ thống âm thanh chuyên nghiệp
• Thiết bị hỗ trợ đầu cuối đa dạng

Cisco: Là công ty hàng đầu thế giới về công nghệ mạng và truyền thông, Cisco sản xuất các thiết bị hội nghị trực tuyến toàn diện để cộng tác liền mạch. Dòng sản phẩm của Cisco gồm:

• Bảng thông minh
• Thiết bị tất cả trong một tích hợp các tính năng tiên tiến như lọc ồn, nền ảo.

4. Thiết lập hệ thống thiết bị họp hội nghị trực tuyến

Để thiết lập hệ thống hội nghị truyền hình cho doanh nghiệp đảm bảo hiệu suất và trải nghiệm người dùng tối ưu, thường gồm 3 bước chính sau:

4.1. Cài đặt

Quá trình cài đặt là bước đầu tiên trong việc thiết lập hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến của bạn.

• Lắp đặt camera hội nghị, microphone và loa ở những vị trí thích hợp.
• Kết nối cáp và nguồn điện.
• Cố định camera thông qua giá treo tường, giá treo trần hoặc các giải pháp lắp đặt khác, tùy thuộc không gian và thiết bị sẵn có. 

Để kết nối cáp và nguồn điện, làm theo hướng dẫn của nhà sản xuất. Cần đảm bảo sử dụng đúng cáp và nguồn điện cho từng thiết bị. Sau khi kết nối, kiểm tra lại cài đặt bằng cách gọi video cho đồng nghiệp hoặc bạn bè để xác nhận thiết bị hoạt động bình thường. 

4.2. Cấu hình

Cấu hình là quá trình điều chỉnh cài đặt để tối ưu trải nghiệm cho tất cả người tham gia. Các bước cấu hình gồm thiết lập góc camera chính xác, điều chỉnh độ nhạy của micro, tìm âm lượng loa phù hợp.

Tinh chỉnh các cài đặt này giúp đảm bảo rằng tất cả người tham gia có thể nhìn thấy và nghe thấy nhau rõ ràng nhất, mang đến cho cuộc họp hiệu quả và năng suất hơn.

4.3. Xử lý sự cố nếu có

Xử lý sự cố là điều cần thiết khi thực hiện thiết lập hệ thống hội nghị, vì nó giúp xác định và giải quyết các sự cố có thể phát sinh trong quá trình sử dụng. Để khắc phục sự cố, thực hiện như sau:

• Xem lại cài đặt video, âm thanh, điều chỉnh âm lượng và cài đặt micro nếu cần.
• Kiểm tra kết nối internet và cường độ tín hiệu của thiết bị.
• Khởi động lại thiết bị nếu sự cố vẫn tiếp diễn.
• Cuối cùng, nếu cần hãy liên hệ với đơn vị cung cấp hoặc nhà sản xuất để được các chuyên gia, kỹ thuật viên hỗ trợ. 

5. Xu hướng tương lai của công nghệ hội nghị truyền hình

Khi công nghệ không ngừng phát triển, theo đó tương lai của hội nghị truyền hình cũng hứa hẹn có những phát triển nổi trội để nâng cao khả năng kết nối và giao tiếp. Một số xu hướng của công nghệ hội nghị truyền hình phải kể đến là:

Các tính năng hỗ trợ AI: Các tính năng AI được thiết kế để cách mạng hóa trải nghiệm người dùng, cung cấp khả năng giao tiếp hiệu quả và cá nhân hóa hơn. Một số tính năng đã, đang áp dụng và sẽ tiếp tục phát triển như:

• Nhận diện khuôn mặt
• Hàng rào âm thanh, khử tiếng ồn nhiễu
• Tự động theo dõi đối tượng, theo dõi giọng nói

Thực tế ảo và thực tế tăng cường: Công nghệ thực tế ảo (VR) và thực tế tăng cường (AR) có tiềm năng áp dụng tạo ra những trải nghiệm nhập vai và tăng tương tác hơn.

• Mô phỏng các tình huống thực tế để đào tạo và mô phỏng.
• Tạo điều kiện cho các chuyến tham quan và trình diễn ảo.
• Cải thiện hình ảnh trực quan và trình bày dữ liệu. 

Kết nối 5G: 5G sẽ mang đến cuộc cách mạng hóa tiến hành hội nghị truyền hình, mang lại trải nghiệm liền mạch và thú vị cho người dùng. Những lợi ích của kết nối 5G cho hội nghị truyền hình:

• Chất lượng âm thanh và hình ảnh rõ nét.
• Hợp tác thời gian thực và giao tiếp liền mạch nhanh chóng hơn.
• Độ tin cậy và ổn định được nâng cao.
• Tốc độ truyền dữ liệu nhanh hơn
• Hỗ trợ cho các nhóm lớn hơn với độ phân giải tốt nhất. 

Như vậy, việc lựa chọn thiết bị họp hội nghị trực tuyến phù hợp là điều cần thiết để tạo ra trải nghiệm họp hiệu quả, hấp dẫn và chuyên nghiệp. Nếu khách hàng có nhu cầu về các giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến hoặc cần xây dựng phòng họp online cho doanh nghiệp, liên hệ ngay với DNG Corp - Nhà phân phối AVer chính hãng qua hotline 0983 959 796/ 0988 712 159 để được tư vấn và giải đáp.