Tìm hiểu mô hình hội nghị truyền hình phổ biến hiện nay

Ngày nay, hội nghị truyền hình trực tuyến là giải pháp hàng đầu được các doanh nghiệp, tổ chức lựa chọn để thay thế cho các giải pháp họp truyền thống nhiều hạn chế về thời gian, địa lý và chi phí di chuyển. Một mô hình phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí triển khai, vận hành mà còn nâng cao hiệu quả của các cuộc họp online với đối tác, khách hàng và nội bộ. Cùng DNG Corp - Phân phối AVer tìm hiểu về các mô hình hội nghị truyền hình phổ biến hiện nay để đưa ra được lựa chọn phù hợp. 

1. Đặc điểm và lợi ích của hội nghị truyền hình trực tuyến

Hội nghị truyền hình trực tuyến ra đời là một bước tiến lớn, quan trọng giúp các doanh nghiệp, tổ chức quản lý và vận hành công việc dễ dàng hơn. Đặc điểm của giải pháp này bao gồm:

• Tổ chức họp mọi lúc, mọi nơi: Bất kể thời điểm nào chỉ cần bạn có hệ thống thiết bị để truyền tải hình ảnh, âm thanh và có kết nối internet đều có thể tổ chức một cuộc họp trực tuyến ngay tức thì.  
• Không bị hạn chế bởi khoảng cách: Thành viên tham dự cuộc họp online không cần phải có mặt trực tiếp tại văn phòng, công ty. Nhờ công nghệ hội nghị truyền hình trực tuyến nên họ có thể tham gia thông qua kết nối với thiết bị thông minh như laptop, điện thoại,... 
• Dễ sử dụng: Các thiết bị sử dụng trong các mô hình hội nghị truyền hình như phần mềm, camera phòng họp, máy chiếu, loa và micro,... đã được cài đặt sẵn đồng thời cách vận hành và sử dụng cũng không quá phức tạp. 
• Chủ động quản lý và điều khiển cuộc họp: Thông qua hệ thống camera hội nghị và thiết bị hỗ trợ, người chủ trì cuộc họp chủ động, dễ dàng quản lý và điều khiển cuộc họp được diễn ra hiệu quả tốt nhất. 

Việc xây dựng hệ thống hội nghị truyền hình giúp doanh nghiệp, tổ chức duy trì ổn định và tăng cường hiệu quả công việc. Đây chính là chìa khóa để các kế hoạch được diễn ra thuận lợi, giúp tăng trưởng doanh thu và sự phát triển của doanh nghiệp. Những lợi ích là giải pháp mang đến là:

• Tiết kiệm ngân sách và thời gian di chuyển, tổ chức: Các thành viên không cần mất chi phí ăn ở, đi lại giữa các địa điểm họp. Đồng thời doanh nghiệp, tổ chức cũng tiết kiệm thời gian và kinh phí tổ chức cuộc họp mà họ chỉ cần đầu tư cho hệ thống ban đầu. 
• An toàn và bảo mật: Vì chỉ những người được cấp quyền mới có thể tham gia cuộc họp nên thông tin sẽ được đảm bảo an toàn bảo mật.
• Lưu trữ nội dung dễ dàng: Một hệ thống hội nghị trực tuyến chuyên nghiệp sẽ cho phép người dùng lưu lại thông tin để xem lại cuộc họp khi cần.
• Độ ổn định âm thanh, hình ảnh cao: So với các phần mềm họp online miễn phí thì một hệ thống hội nghị hoàn chỉnh sẽ cho tính ổn định, hình ảnh và âm thanh cao hơn. 
• Linh hoạt: Người dùng có thể linh hoạt mở rộng, di chuyển thiết bị để lắp đặt ở các địa điểm khác nhau tùy theo nhu cầu sử dụng. 

​​​​​​​

Hội nghị truyền hình mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

2. Mô hình hội nghị truyền hình phổ biến

Dưới đây là các cách phân loại mô hình hội nghị truyền hình phổ biến mà Phân phối AVer muốn thông tin đến bạn.

2.1. Phân loại theo công nghệ

• Video conference

Video conference là cuộc họp online qua video của các thành viên ở địa điểm khác nhau. Qua hình thức họp này, mọi người vừa nói chuyện, trao đổi vừa có thể nhìn thấy đối phương qua màn hình. Một số thiết bị cơ bản cho hệ thống video conference này bao gồm: hệ thống mạng, phần mềm họp trực tuyến, thiết bị ghi hình và gọi video, thiết bị trình chiếu,...

=> Xem thêm Review chi tiết các phần mềm hội nghị trực tuyến doanh nghiệp nên dùng

• Audio conference

Audio conference là hình thức họp trực tuyến bằng cách gọi thoại, truyền và nhận âm thanh. Các thành viên trao đổi nhưng không thể nhìn thấy nhau cũng như chia sẻ file trực tuyến. Thiết bị sử dụng cho loại hình họp này thường là những phần mềm gọi thoại hoặc thiết bị điện thoại hội nghị và kết nối internet.

• Web conference

Web conference như tên gọi của nó, đây là cuộc họp được tổ chức trên những nền tảng website cho phép trao đổi trực tiếp âm thanh, hình ảnh, dữ liệu,... Các thiết bị cần có để tổ chức web conference: camera hội nghị, bộ xử lý code, website, màn hình hiển thị, hệ thống mạng,...

2.2. Phân loại theo quy mô

• Cá nhân 

Đây là cấp độ đơn giản nhất của mô hình hội nghị truyền hình, gồm các cá nhân trao đổi, thảo luận riêng với nhau. Việc thiết kế mô hình cá nhân khá tối giản về thiết bị và không yêu cầu quá nhiều về kỹ thuật. Cuộc họp online cá nhân, các thành viên tham gia chỉ cần có không gian yên tĩnh và một vài thiết bị sau: laptop hoặc smartphone, phần mềm họp online, tai nghe,...

• Phòng nhỏ không quá 5 người

Mô hình phòng họp nhỏ không quá 5 người cũng tương tự như phòng cá nhân bởi thành viên cũng không quá lớn, thông thường sẽ là những cuộc họp nhóm hoặc từng phòng ban công ty. Thay vì một màn hình laptop nhỏ, mô hình này cần có màn hình led hoặc máy chiếu để theo dõi thông tin thuận tiện hơn. Bên cạnh đó, để thu được toàn bộ hình ảnh các thành viên, bạn nên sử dụng một chiếc camera họp online cho loại hình phòng họp nhỏ như AVer CAM130, AVer CAM340+,...

Mô hình hội nghị truyền hình cho phòng không quá 5 người

• Phòng trung bình dưới 10 người

Phòng họp trung bình yêu cầu mở rộng hơn so với mô hình nhỏ. 

+ Camera góc rộng có độ phân giải 4K. Tham khảo một số sản phẩm: CAM520 Pro3, CAM550,...

+ Hệ thống micro và loa mở rộng.

+ Màn hình rộng, chất lượng hình ảnh cao, chuẩn 4K

+ Không gian phòng rộng hơn, có diện tích khoảng 30m2 đủ cho khoảng 10 người tham gia. 

=> Xem thêm Giải pháp phòng họp trực tuyến cho doanh nghiệp nhỏ tối ưu nhất

• Phòng lớn trên 10 người

Đây là dạng phòng họp có không gian từ 30m2 trở lên, xuất hiện khá phổ biến ở các doanh nghiệp vừa và lớn. Chúng được sử dụng chủ yếu để tổ chức các cuộc họp phòng ban, hoặc các lãnh đạo họp với nhau. 

Thiết bị cho mô hình phòng họp lớn cần có: camera hội nghị chuyên nghiệp, màn hình trình chiếu lớn, hệ thống âm thanh rõ ràng có khả năng mở rộng linh hoạt. Ngoài ra, cần chuẩn bị thêm phần mềm họp chuyên dụng để mọi quá trình diễn ra trơn tru và thống nhất.  

• Phòng hội nghị, hội trường

Những phòng họp thuộc dạng hội trường hội nghị lớn thường sẽ là nơi tổ chức các sự kiện quan trọng như họp cổ đông, họp đại biểu quốc hội. Do vậy, các thiết bị sử dụng đòi hỏi các thiết bị cỡ lớn, từ màn hình, hệ thống loa - micro, đèn chiếu, camera hội nghị,... đều là những loại chuyên dụng, chất lượng tốt nhất để đảm bảo cuộc họp không xảy ra những sự cố ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp, hiệu quả công việc. 

Mỗi thiết bị camera và màn hình nên từ 2 chiếc trở lên. Hệ thống microphone bố trí riêng tại từng vị trí thành viên để thuận tiện phát biểu. Hệ thống loa rải đều các góc trong hội trường để đảm bảo tất cả mọi người đều nghe được rõ ràng nhất. Ngoài ra, các thiết bị đầu cuối, kết nối và internet cũng nên được lưu ý và chuẩn bị kỹ càng trước buổi họp. 

2.3. Phân loại theo hình thức

• Hội nghị điểm - điểm: Là mô hình họp có sự tham gia trực tuyến của hai điểm cầu. 

• Hội nghị đa điểm: Là hình thức họp online có sự tham gia của nhiều điểm cầu khác nhau cùng tham dự (từ 3 điểm trở lên). Thiết bị sẽ gồm MCU, Gatekeeper, Gateway,... có nhiệm vụ làm trung tâm xử lý cho hội nghị đa điểm.

3. So sánh các thương hiệu hội nghị truyền hình nổi tiếng

Với xu hướng không ngừng kết nối từ xa, gia tăng hội nhập quốc tế, thị trường cũng có nhiều thương hiệu ra đời cung cấp giải pháp hội nghị trực tuyến. Trong đó, ba thương hiệu nổi tiếng, được tin dùng nhất phải kể đến là: AVer, Cisco và Logitech. 

3.1. Thương hiệu AVer

AVer là thương hiệu nghiên cứu và phát triển các thiết bị hội nghị truyền hình trực tuyến đến từ Đài Loan. Các giải pháp của AVer dễ sử dụng cùng với nhiều tính năng cực kỳ tiện ích, chất lượng hình ảnh rõ nét chuẩn HD/ Full HD thậm chí là 4K. AVer chính là thương hiệu phù hợp với mọi mô hình hội nghị truyền hình tại Việt Nam. 

Ưu điểm:

• Sản phẩm chất lượng hàng đầu thế giới nhưng có mức giá thành hấp dẫn, cạnh tranh nên mang đến cho doanh nghiệp một giải pháp họp online nhiều lợi ích về chi phí. 
• Giải pháp AVer hoạt động chủ yếu thông qua USB nên người dùng không cần mất thêm các chi phí về trang thiết bị hỗ trợ khác.
• Sử dụng dễ dàng, lắp đặt và thiết lập đơn giản. 
• Phù hợp với mọi mô hình hội nghị truyền hình từ nhỏ đến lớn. 

​​​​​​​

Thương hiệu camera hội nghị AVer được tin dùng

Nhược điểm:

• AVer chưa có dịch vụ Cloud.
• Cũng giống như các giải pháp họp trực tuyến khác, giải pháp của AVer cũng phụ thuộc vào đường truyền mạng. 

3.2. Thương hiệu Cisco

Là thương hiệu lâu đời có xuất xứ từ Na Uy, Cisco cung cấp các giải pháp hội nghị trực tuyến với đặc tính dễ sử dụng, chất lượng hoàn hảo. 

Ưu điểm:

• Thiết bị của Cisco mang lại cuộc họp trực tuyến có chất lượng Full HD/ 4K cùng âm thanh sống động.
• Hệ thống thiết bị có thiết kế nhỏ gọn giúp việc cài đặt đơn giản, thẩm mỹ.
• Đảm bảo độ tin cậy, an toàn cao.

Nhược điểm: 

• Chưa có dịch vụ Cloud riêng.
• Sản phẩm phù hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa nhưng mức giá thành khá cao.

3.3. Thương hiệu Logitech 

Logitech là thương hiệu của Thụy Sỹ, ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu kết nối các điểm cầu, xử lý công việc từ xa thuận tiện và hiệu quả. Giải pháp của Logitech bên cạnh mức giá hấp dẫn còn có chất lượng tốt dành cho phòng họp quy mô vừa đến lớn. 

Ưu điểm: 

• Chất lượng cảnh quay, ghi âm thanh tốt.
• Giao diện thân thiện người dùng, dễ sử dụng.
• Giá thành cạnh tranh. 

Nhược điểm: 

• Hệ thống thiết bị thiết kế cồng kềnh hơn hai thương hiệu trên.
• Chỉ phù hợp với mô hình vừa và lớn.

4. Chi phí đầu tư cho một mô hình hội nghị truyền hình

Mỗi mô hình hội nghị truyền hình đều có mức chi phí đầu tư triển khai khác nhau. Với nhu cầu họp cá nhân 1-1 có khá nhiều phần mềm miễn phí như Google, Zoom,... Nhưng để tổ chức các cuộc họp nhiều người, mong muốn để lại ấn tượng tốt đẹp, chuyên nghiệp với khách hàng thì yêu cầu chất lượng cao hơn, độ bảo mật tốt sẽ cần hệ thống riêng biệt. 

Tại Việt Nam, Công ty Cổ phần Công nghệ và Phân phối DNG (DNG Corp) là đơn vị đã và đang là đối tác phân phối các giải pháp cho mọi mô hình hội nghị truyền hình từ các thương hiệu lớn như AVer,...

Ưu điểm khi lựa chọn giải pháp của DNG Corp:

• Chất lượng tuyệt vời đi kèm chi phí tiết kiệm: Giải pháp họp trực tuyến của chúng tôi cho bạn trải nghiệm âm thanh hàng đầu và hình ảnh sắc nét ở bất kỳ phòng họp nào.
• An toàn và bảo mật cao: Tất cả các sản phẩm cung cấp đều được mã hóa và đảm bảo theo các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế.
• Linh hoạt: Linh hoạt chuyển đổi, kết hợp giữa các mô hình cá nhân, vừa đến lớn để cơ động đáp ứng mọi nhu cầu họp thông minh của doanh nghiệp.  

Trên đây là các mô hình hội nghị truyền hình phổ biến nhất mà DNG Corp - Phân phối AVer muốn thông tin đến bạn. Doanh nghiệp cần tư vấn thêm vui lòng liên hệ miễn phí qua hotline 0983 959 796.