Review chi tiết các phần mềm hội nghị trực tuyến doanh nghiệp nên dùng

Các cuộc họp, hội nghị trực tuyến tại doanh nghiệp đang phát triển mạnh mẽ và trở lên phổ biến trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay. Theo đó, các phần mềm họp trực tuyến được nghiên cứu, phát triển phong phú hơn cùng các tính năng đa dạng đáp ứng đầy đủ nhu cầu của người dùng. Bài viết sau đây, DNG Corp - Phân phối AVer chính hãng sẽ đi review chi tiết các phần mềm hội nghị trực tuyến tốt nhất để doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn cho các hoạt động online của mình. 

1. Phần mềm hội nghị trực tuyến là gì?

Trước khi đi vào review phần mềm nào tốt nhất, Phân phối AVer giúp bạn hiểu được phần mềm hội nghị trực tuyến là gì? Phần mềm hội nghị trực tuyến là công cụ được sử dụng để tổ chức tiến hành các cuộc họp ảo thông qua kết nối internet. Những phần mềm họp trực tuyến này cho phép cài đặt trên các thiết bị thông minh như smartphone, laptop, máy tính để bàn,... giúp bạn tham gia cuộc họp, trao đổi với mọi người ở bất kỳ lúc nào, bất kỳ đâu mà không tốn thời gian, công sức di chuyển. 

Phần mềm hội nghị trực tuyến là công cụ giúp tiến hành các cuộc họp ảo

=> Xem thêm Top 5 camera phòng họp Zoom tốt nhất hiện nay

Thực hiện các cuộc họp trực tuyến đem đến rất nhiều ưu điểm để doanh nghiệp cân nhắc thay đổi cho phương pháp họp truyền thống trước đây:

• Tham dự buổi họp dễ dàng: Ưu điểm đầu tiên của họp online là dù bạn ở đâu, chỉ cần có điện thoại thông minh hay laptop là đã có thể tham gia cuộc họp ngay lập tức.
• Tổ chức nhanh chóng, đúng thời gian: Thông qua phần mềm họp hội nghị trực tuyến, cuộc họp được thông báo đến đúng thành viên và theo thời gian lịch trình sẵn có.
• Dễ chia sẻ tài liệu: Với cuộc họp online việc chia sẻ tài liệu trở lên dễ dàng hơn giúp cho những người tham dự đều hiểu và sâu sát vấn đề mà buổi họp muốn truyền tải. 
• Tiết kiệm chi phí hậu cần: Tổ chức những cuộc họp trực tiếp truyền thống thường tốn khá nhiều thời gian chuẩn bị và các chi phí hậu cần khác như nước uống, in ấn tài liệu, chi phí đi lại, rủi ro dịch bệnh,... Còn với họp trực tuyến, vấn đề này hoàn toàn được giải quyết. 

2. Phần mềm họp trực tuyến doanh nghiệp nên dùng hiện nay

Chính vì sự phát triển của hình thức họp trực tuyến, nên hiện nay trên thị trường có đa dạng các phần mềm họp trực tuyến. DNG Corp - Phân phối AVer sẽ giới thiệu đến bạn ưu và nhược điểm của những phần mềm chuyên nghiệp nhất dành cho doanh nghiệp. 

2.1. Phần mềm hội nghị trực tuyến Zoom

Zoom là phần mềm hội nghị trực tuyến có giao diện dễ dùng hàng đầu hiện nay. Chỉ cần tạo một đường link Zoom hoặc mã ID Zoom là bạn có thể bắt đầu ngay một cuộc họp online. Zoom có hai hình thức sử dụng là miễn phí và trả phí.

• Phiên bản miễn phí: Giới hạn số người tham dự và trong thời gian 40 phút.
• Phiên bản trả phí: Cho phép sử dụng toàn bộ tính năng theo gói chọn mua.

Ưu điểm:

• Thực hiện nhanh chóng và đơn giản cuộc gọi video, tin nhắn và chia sẻ màn hình.
• Người dùng có thể kết bạn, mời bạn bè thông qua địa chỉ email.
• Chất lượng âm thanh mượt mà, hình ảnh rõ nét.
• Mỗi link phòng họp Zoom có thể cài đặt mật khẩu để ngăn chặn người lạ tham gia, giúp bảo vệ thông tin doanh nghiệp.
• Hỗ trợ đa nền tảng và thiết bị sử dụng. 

Nhược điểm: 

• Nếu muốn tổ chức cuộc họp dài hơn 40 phút sẽ mất phí.
• Có thể xảy ra vấn đề bộ đệm nếu sử dụng hệ điều hành cũ.
• Không thể chia sẻ tài liệu khi đang sử dụng chế độ phát trực tiếp. 

Zoom là phần mềm hội nghị trực tuyến có giao diện dễ dùng hàng đầu

2.2. Phần mềm hội nghị truyền hình trực tuyến Google Meet

Là một trong những ứng dụng của Google, Google Meet được nhiều người dùng lựa chọn sử dụng. Bên cạnh tính năng chính là tạo cuộc họp online, phần mềm cho phép bạn tạo lịch cho các cuộc họp miễn phí.

Ưu điểm:

• Cho phép tạo cuộc họp với số người tham gia lên đến 150 người để có thể trao đổi với nhau thuận tiện hơn.
• Chất lượng âm thanh và hình ảnh cao.
• Tự động đồng bộ liên lạc, cuộc trò chuyện giữa các thiết bị nếu bạn đăng nhập cùng một tài khoản Google Meet.

Nhược điểm:

• Để sử dụng Google Meet bạn bắt buộc phải có tài khoản Gmail cùng với việc cài đặt một số ứng dụng khác để có thể sử dụng tính năng trong Hangouts.
• Để chia sẻ màn hình cần sử dụng thêm ứng dụng Google Remote.
• Các thiết bị phần cứng sử dụng cần tuân thủ theo tiêu chuẩn SIP và H.323.

2.3. Phần mềm trực tuyến Skype

Skype là phần mềm được phát triển từ năm 2003 phổ biến trên toàn thế giới cho phép nhắn tin, gọi điện và họp online. 

Ưu điểm:

• Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng Microsoft Office như Word, Excel, PowerPoint, Outlook,...
• Dễ sử dụng, hỗ trợ đa nền tảng.
• Bảo mật cao, hỗ trợ quy mô cuộc họp lên đến 250 người.
• Nếu người dùng bỏ lỡ tin nhắn, hệ thống sẽ gửi lại nội dung tin nhắn đó qua email.

Nhược điểm:

• Phiên bản miễn phí của Skype chỉ phù hợp cho cá nhân hoặc nhóm nhỏ không quá 50 người. Nếu muốn họp doanh nghiệp bạn phải nâng cấp lên bản Skype for Business mất phí. Đồng thời chi phí cho phiên bản này cũng khá cao. 
• Mỗi người dùng nếu sử dụng Skype để họp cũng tốn thêm chi phí nếu không có Office 365.
• Chất lượng video và âm thanh tốt, tuy nhiên thường xuyên gặp phải tình trạng đơ máy.

2.4. Phần mềm Microsoft Team kết nối nhanh chóng

Kể từ khi ra mắt, Microsoft Teams đã cập nhật và bổ sung tính năng mới cho thấy Microsoft luôn mong muốn mang đến cho người dùng sản phẩm chất lượng cao, đáp ứng được đa dạng nhu cầu sử dụng.

Ưu điểm:

• Có thể tiến hành các cuộc họp online với quy mô phòng họp lên đến 150 người. Toàn bộ chu trình cuộc họp sẽ được tự động hóa từ việc lên lịch trình, ghi chú cuộc họp, chia sẻ màn hình, record cuộc họp. 
• Cộng tác dễ dàng với nhiều tích hợp thiết bị như camera hội nghị, loa và micro họp trực tuyến.
• Bảo mật dữ liệu cao, cung cấp khả năng mã hóa dữ liệu, tập tin khi chia sẻ giữa những người tham gia với nhau. Tính năng xác thực hai lớp để bảo đảm chỉ nhân viên của doanh nghiệp mới truy cập vào tài khoản, cuộc họp.  

• Không cần phải tốn thêm chi phí nếu doanh nghiệp đang sử dụng Office 365.

Nhược điểm: 

• Phiên bản miễn phí có giới hạn về số lượng người tham gia và các tính năng nâng cao.
• So với các phần mềm khác, giao diện của Microsoft Teams phức tạp hơn vì có nhiều tùy chọn và thiết lập.
• Hạn chế về cài đặt phân quyền người dùng. 

3. Tiêu chuẩn xây dựng phòng họp online thông minh

Thực tế, để có thể xây dựng một phòng họp online thông minh cho doanh nghiệp, chúng ta cần có đầy đủ 2 yếu tố là: Phần cứng và Phần mềm. Trong đó, phần cứng là các thiết bị hội họp trực tuyến chuyên dụng. Còn phần mềm là giải pháp kỹ thuật giúp kết nối và điều khiển thiết bị theo đúng mục đích của người tổ chức cuộc họp.

Xây dựng một phòng họp online thông minh tiêu chuẩn cho doanh nghiệp

3.1. Lợi ích giải pháp phòng họp thông minh trực tuyến

Việc thiết lập phòng họp trực tuyến thông minh cho doanh nghiệp không chỉ tạo ra sự tiện lợi, thoải mái cho chính nhân viên công ty, nâng cao hiệu quả công việc mà còn giúp không gian làm việc trở lên hiện đại, nâng cao giá trị thương hiệu của doanh nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng. Những lợi ích của giải pháp này có thể kể đến như:

• Nâng tầm giá trị doanh nghiệp nhờ cơ sở vật chất hiện đại.
• Tổ chức cuộc họp nhanh chóng, không rườm rà tốn thời gian
• Tăng hiệu suất công việc, hiệu quả của các buổi họp và ít tốn kém chi phí, thời gian set-up.
• Dễ dàng chuyển trạng thái thiết bị sang các chế độ khác nhau tùy theo từng mục đích: thuyết trình, họp chuyên môn, hội thảo trực tuyến, hội nghị khách hàng,...

3.2. Phòng họp thông minh tiêu chuẩn gồm những thiết bị gì?

Một phòng họp thông minh tiêu chuẩn cho doanh nghiệp thường gồm các thiết bị sau:

• Phần mềm hội nghị trực tuyến: Phần mềm hội nghị có thể được coi là chìa khóa cho quá trình tổ chức cuộc họp trực tuyến, cho phép người dùng giao tiếp liền mạch, lên lịch họp dễ dàng và mời người khác tham gia nhanh chóng.
• Camera hội nghị: Camera hội nghị là thiết bị chuyên dụng quan trọng khi xây dựng một phòng họp trực tuyến thông minh đạt chuẩn. Phòng họp có trang bị camera hội nghị mang lại cho mọi người trải nghiệm cuộc họp theo thời gian thực một cách rõ ràng và chân thực nhất. 
• Hệ thống âm thanh: Tùy thuộc vào quy mô phòng họp để lựa chọn thiết bị loa và micro phù hợp. Nếu phòng họp cỡ nhỏ hoặc vừa có thể cân nhắc chọn dòng sản phẩm tích hợp camera + loa + micro tất cả trong một như VB130 hay VB342 Pro của AVer để tiết kiệm chi phí và diện tích phòng.
• Màn hình hiển thị: Màn hình là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc truyền tải nội dung cuộc họp. Để hiển thị đầy đủ thông tin tới mọi người, bạn nên lựa chọn màn LED lớn hoặc màn máy chiếu thay vì màn hình laptop. 

4. DNG Corp chuyên cung cấp giải pháp phòng họp trực tuyến cho doanh nghiệp

DNG Corp là đơn vị uy tín hàng đầu trong việc tư vấn, cung cấp và triển khai giải pháp phòng họp trực tuyến cho doanh nghiệp với trang thiết bị hiện đại, chất lượng chính hãng đến từ thương hiệu lớn như AVer. Với nhiều năm kinh nghiệm thực hiện các dự án từ lớn đến nhỏ, chúng tôi cam kết đem đến cho khách hàng trải nghiệm dịch vụ tốt nhất, trọn bộ từ khâu tư vấn, xây dựng, triển khai lắp đặt, hướng dẫn kỹ thuật và bảo hành bảo trì. 

Trên đây là toàn bộ thông tin mà DNG Corp muốn chia sẻ đến bạn về các phần mềm hội nghị trực tuyến nên dùng cho doanh nghiệp. Nếu bạn cần tư vấn chi tiết, báo giá giải pháp xây dựng phòng họp trực tuyến, liên hệ với chúng tôi qua hotline 0983 959 796/ 0988 712 159 để nhận ưu đãi hấp dẫn.