Xây dựng hệ thống hội nghị truyền hình hiệu quả

Hệ thống hội nghị truyền hình hiện là xu hướng họp trực tuyến thông minh, đạt hiệu quả cao đang được rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức và chính phủ áp dụng để thay cho tổ chức các cuộc họp truyền thống tốn kém về thời gian và chi phí. Dưới đây DNG Corp - Phân phối AVer chính hãng sẽ đưa đến cho bạn đọc toàn bộ thông tin để xây dựng một hệ thống hội nghị trực tuyến đạt hiệu quả. 

1. Tổng quan hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến

Hệ thống truyền hình hội nghị (video conferencing) là toàn bộ những thiết bị phần cứng và phần mềm kết hợp giúp người dùng truyền tải hình ảnh, âm thanh giữa hai hay nhiều điểm kết nối với nhau từ xa thông qua đường truyền Internet. Qua đó, những người tham gia có thể trò chuyện, trao đổi thông tin dù ở bất kỳ đâu những vẫn như đang ngồi chung trong phòng họp. Sau đây cùng Phân phối AVer xem xét những lợi thế chúng mang lại cho doanh nghiệp là gì.    

Hệ thống hội nghị truyền hình kết nối đối tác từ xa

1.1. Lợi thế của hệ thống hội nghị truyền hình cho doanh nghiệp

Một hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến chuyên nghiệp sẽ đáp ứng tiêu chuẩn cao hơn về chất lượng video, âm thanh, bảo mật, kết nối, quản lý hệ thống và khả năng mở rộng. Việc đáp ứng các tiêu chuẩn cao này sẽ mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi thế như:

• Nâng cao cộng tác từ xa

Doanh nghiệp hiện nay có thể thực hiện các cuộc họp trực tuyến tương tác theo thời gian thực với nhiều người ở các khu vực địa lý khác nhau thông qua các thiết bị hội họp online được tích hợp phần mềm cộng tác video phổ biến như Microsoft Teams, Zoom, Google Meet,... Các nền tảng này cho phép người dùng chia sẻ tài liệu làm việc và trình bày nội dung, thậm chí chỉnh sửa trực tiếp trong khi nhận phản hồi từ những người tham gia.

Đồng thời, các thiết bị camera hội nghị truyền hình chuyên nghiệp, ví dụ như camera AVer, còn giúp nâng cao hơn nữa khả năng cộng tác với các tính năng tự động đóng khung người nói, đóng khung nhóm,...

• Tăng năng suất và hiệu quả công việc

Hệ thống hội nghị trực tuyến có các giải pháp lưu trữ tệp cho phép người dùng chia sẻ, truy xuất video cuộc họp. Ngoài ra, camera họp trực tuyến từ các thương hiệu lớn được thiết kế thân thiện hơn với người dùng. Các tính năng cuộc gọi một chạm hay hàng rào âm thanh giúp lọc bỏ tạp âm đem đến cho người dùng trải nghiệm cuộc họp tốt nhất.

• Tiết kiệm chi phí 

Mặc dù chi phí ban đầu để xây dựng hệ thống hội nghị truyền hình có thể giống như một khoản đầu tư lớn. Nhưng về tổng thể đây sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí theo thời gian. 

Giảm chi phí đi lại cũng như chi phí điện thoại khi gọi điện trao đổi. Giúp giảm thời gian đi lại, cho phép nhân viên chuyển thời gian đó cho việc thực hiện dự án, công việc. Giảm chi phí về cơ sở vật chất vì nhiều nhân viên có thể lựa chọn làm việc từ xa, theo đó nhu cầu về cơ sở vật chất sẽ giảm bớt,...

=> Tìm hiểu thêm về Camera truyền hình trực tuyến tốt nhất cho doanh nghiệp

1.2. Ứng dụng hệ thống trong thực tế

Hệ thống hội nghị trực tuyến được ứng rất nhiều trong các lĩnh vực thực tế:

• Thực hiện cuộc họp, hội nghị, trao đổi giữa các đơn vị cách xa nhau hoặc không thể thường xuyên tập hợp lại cùng một nơi.
• Triển khai mô hình giảng dạy trực tuyến, thường được các trường đại học, trung tâm sử dụng.
• Chuyên gia lắng nghe và tư vấn từ xa cho khách hàng.
• Chăm sóc y tế từ xa, người bệnh có thể được thăm khám, chẩn đoán bệnh từ các chuyên gia y tế từ xa. 

2. Thiết bị cơ bản trong hệ thống truyền hình hội nghị gồm những gì

Thiết bị cho một hệ thống hội nghị trực tuyến có thể thay đổi tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, một số công nghệ và thiết bị cơ bản cần thiết khi xây dựng hệ thống bao gồm:

• Kết nối internet: Để có thể thực hiện các cuộc họp trực tuyến thì điều kiện quan trọng cần thiết phải có là kết nối internet. Kết nối internet mạnh mẽ giúp trải nghiệm cuộc họp ổn định, không bị gián đoạn. 
• Phần mềm hội nghị: Một số nền tảng phần mềm hội nghị truyền hình phổ biến, đáng tin cậy hiện nay như Microsoft Teams, Zoom và Google Meet. 
• Camera: Một hệ thống hội nghị truyền hình chuyên nghiệp cần có ít nhất một camera chuyên dụng để đem đến chất lượng cuộc gọi có độ sắc nét cao. Ngoài ra các tính năng được tích hợp trên thiết bị như khả năng theo dõi người nói, đóng khung đối tượng sẽ cho trải nghiệm cuộc họp hiệu quả.
• Loa và microphone: Loa và microphone là những thành phần quan trọng không thể thiếu để những người tham gia được trao đổi, thảo luận với nhau. Một số dòng camera hội nghị truyền hình của AVer như: VB350, VB342 pro 2,... được tích hợp cả loa - micro trong một chiếc camera nhỏ gọn sẽ là lựa chọn tối ưu cho bạn. 
• Màn hình hiển thị: Màn hình hiển thị dùng để trình chiếu hình ảnh cuộc họp hoặc các nội dung trình bày. Thiết bị hiển thị có thể là Tivi, máy chiếu, màn led gắn tường,... tùy thuộc vào kích thước phòng họp. 

Các thiết bị cơ bản cần có trong hệ thống truyền hình hội nghị trực tuyến

3. Lựa chọn giải pháp hội nghị trực tuyến phù hợp

Nếu bạn đang có nhu cầu lựa chọn giải pháp hội nghị trực tuyến để xây dựng hệ thống phòng họp cho phù hợp, cần cân nhắc những điều sau:

• Tính ứng dụng: Hệ thống hội nghị trực tuyến sẽ được sử dụng cho mục đích gì: cuộc họp cá nhân, họp nhóm hay toàn thể công ty,...
• Khả năng mở rộng: Nhu cầu trong tương lai của bạn sẽ như thế nào. Cần lựa chọn thiết bị cho phép kết nối, mở rộng với nhiều thiết bị khác. 
• Bảo mật: Khi thực hiện họp online, bạn có thể phải chia sẻ rất nhiều thông tin, dữ liệu quan trọng. Vì vậy cần đảm bảo hệ thống hội nghị của mình an toàn.
• Thiết lập và sử dụng dễ dàng: Nên lựa chọn thiết bị và hệ thống dễ thiết lập. Điều nãy có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí lắp đặt ban đầu cũng như chi phí khắc phục sự cố sau này nếu có.
• Thương hiệu uy tín: Chọn thương hiệu và nhà cung cấp uy tín là tiêu chí quan trọng để mang đến sản phẩm chất lượng cũng như dịch vụ tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật, bảo hành tin cậy. Một trong số đó là DNG Corp - nhà phân phối AVer chính hãng, chất lượng tại Việt Nam. 

4. Một số mô hình hệ thống hội nghị truyền hình hiện nay

Dưới đây là một số mô hình hệ thống video-conferencing đang được triển khai phổ biến hiện nay.

Mô hình hệ thống hội nghị phổ biến hiện nay

4.1. Thiết bị họp online cá nhân

Mô hình họp mặt cá nhân khá đơn giản, không yêu cầu các thiết bị quá cao cấp, phức tạp. Không gian cho họp cá nhân chỉ cần yên tĩnh và trang bị một số thiết bị cơ bản như: Máy tính, laptop, webcam và phần mềm họp trực tuyến.

4.2. Phòng họp trực tuyến nhỏ

Với phòng họp nhỏ không quá 10 người phù hợp với các cuộc họp phòng ban tại doanh nghiệp. Để chất lượng cuộc họp đạt hiệu quả, bạn có thể lựa chọn các giải pháp giá rẻ như AVer VB130 đảm bảo hình ảnh rõ nét 4K và các tính năng AI thông minh tự động đóng khung của mọi người tham gia trên màn hình trong vài giây.

4.3. Phòng họp trực tuyến vừa

Với mô hình phòng họp vừa số lượng người khoảng 20 người sẽ cần trang bị hệ thống mở rộng hơn, gồm có:

• Màn hình hiển thị, trình chiếu lớn.
• Camera hội nghị có độ phân giải 4K, góc quay rộng để đem lại hình ảnh rõ nét, chân thực. 
• Loa và micro đa hướng đảm bảo những người tham gia nghe rõ và có thể trao đổi ý tưởng.  
• Thiết bị tích hợp các công nghệ thông minh: ngăn chặn tiếng ồn, tạo khung tự động, theo dõi theo người nói để mang lại cuộc họp hiệu quả hơn.

4.4. Hệ thống hội nghị cho phòng lớn, hội trường

Các cuộc họp tại phòng lớn hay hội trường thường là các sự kiện quan trọng như họp toàn thể công ty, họp cổ đông, họp đại biểu quốc hội. Do vậy, xây dựng một hệ thống hội nghị truyền hình chuyên nghiệp và hiện đại có vai trò quan trọng quyết định thành công của sự kiện.

Mô hình này thường có yêu cầu cao hơn gồm những thiết bị có công suất lớn. Từ màn hình trình chiếu, hệ thống camera, loa và micro đều phải hoạt động ổn định và tương thích với nhau để không có bất kỳ sự cố nào. 

DNG Corp là đại lý phân phối ủy quyền chính hãng của AVer với mức giá ưu đãi nhất thị trường. Đi kèm chính sách giá ưu đãi là dịch vụ hỗ trợ nhiệt tình, tận tâm chắc chắn sẽ không khiến quý khách hàng thất vọng khi lựa chọn. Liên hệ với chúng tôi qua thông tin liên hệ hotline: 0983 959 796/ 0988 712 159 hoặc email: sales@dngcorp.vn.