Hướng dẫn chọn thiết bị phòng họp trực tuyến khi thiết kế phòng họp online

Thiết kế một phòng họp online tại doanh nghiệp không giống như phòng họp thông thường, vì cần phải đảm bảo chất lượng âm thanh, hình ảnh, khả năng chia sẻ dữ liệu và tương tác đa chiều trực tiếp giữa các địa điểm được chuyên nghiệp nhất. Sự thành công của một cuộc họp trực tuyến phụ thuộc rất nhiều từ các thiết bị lắp đặt. Nội dung dưới đây, DNG Corp - Phân phối AVer chính hãng sẽ hướng dẫn bạn đọc chọn thiết bị phòng họp trực tuyến phù hợp để cải thiện trải nghiệm cuộc họp trong kỷ nguyên kết nối từ xa. 

1. Định nghĩa thiết bị phòng họp trực tuyến

Hội nghị truyền hình trực tuyến được phát triển từ năm 1964 trên điện thoại video MOD-I của Bell. Kể từ đó, công nghệ và các tiêu chuẩn về hội nghị truyền hình được hình thành và tiếp tục phát triển. Đến nay, thiết bị hội nghị truyền hình trực tuyến đã trải qua ba giai đoạn: hội nghị truyền hình analog, kỹ thuật số và kỹ thuật số theo tiêu chuẩn thống nhất quốc tế.

=> Tìm hiểu thêm về Thiết kế phòng họp trực tuyến hiệu quả

Thiết bị phòng họp trực tuyến là gồm các thiết bị phần cứng và phần mềm được sử dụng để liên lạc video và âm thanh theo thời gian thực giữa các cá nhân hoặc nhóm lớn tại các địa điểm khác nhau. Những thiết bị này được doanh nghiệp lắp đặt tại phòng họp cho phép những người tham gia nghe, nhìn và tương tác với nhau như đang ở cùng một phòng, ngay cả khi họ cách xa về mặt địa lý. 

• Phần cứng hội nghị truyền hình: Bao gồm các thiết bị đầu cuối hội nghị truyền hình, MCU (bộ điều khiển đa điểm), thiết bị chuyển mạch mạng, microphone, loa,...
• Phần mềm hội nghị truyền hình: Là công nghệ điện toán đám mây và dịch vụ cơ sở video máy chủ trên nền tảng đám mây. Chúng cung cấp các chức năng như tạo cuộc họp trực tuyến, chia sẻ màn hình, lưu trữ và quản lý tài liệu,... 

Thiết bị phòng họp trực tuyến gồm cả phần cứng và phần mềm hội nghị

2. Những thiết bị phòng họp trực tuyến cần trang bị

Để đảm bảo trải nghiệm cho doanh nghiệp, đối tác và khách hàng tham gia cuộc họp trực tuyến, hệ thống hội nghị truyền hình cần được trang bị những thiết bị sau:

• Thiết bị đầu cuối hội nghị truyền hình: Camera hội nghị, micro, loa
• Màn hình hiển thị: màn hình tivi hoặc máy chiếu
• Ứng dụng hội nghị trực tuyến
• Kết nối mạng Internet
• Đầu vào HDMI

3. Thiết bị họp trực tuyến hoạt động như thế nào?

Thiết bị phòng họp trực tuyến sẽ thu thập các tín hiệu âm thanh, hình ảnh tại địa điểm để mã hóa thành tín hiệu số, sau đó gửi đến phần mềm hội nghị trực tuyến thông qua kết nối phát sóng mạng. Dữ liệu được xử lý bởi phần mềm hội nghị trực tuyến và gửi đến thiết bị đầu cuối hội nghị truyền hình ở các điểm cầu khác. Trong đó, thiết bị đầu cuối sẽ chuyển đổi dữ liệu cuộc họp thành tín hiệu tương tự và cho phép thực hiện cuộc họp trực tuyến “face to face” không khác gì họp mặt trực tiếp. 

Cách thiết bị họp trực tuyến hoạt động

4. Tính năng quan trọng của một thiết bị họp trực tuyến tốt

Khi lựa chọn thiết bị cho phòng họp trực tuyến cần xem xét kỹ càng các tính năng của chúng. Để biết được đâu là một thiết bị họp trực tuyến tốt, Phân phối AVer sẽ giúp bạn đưa ra những tính năng quan trọng cần thiết dưới đây.

4.1. Khả năng tương thích toàn diện

Các doanh nghiệp thường sử dụng nhiều phần mềm hội nghị truyền hình cùng lúc, do vậy thiết bị họp trực tuyến cần đảm bảo tương thích với nhiều nền tảng để tạo điều kiện giao tiếp giữa những người dùng thuộc các nền tảng khác nhau. 

4.2. Camera hội nghị có các tính năng AI

Camera chất lượng HD hoặc 4K, ghi âm giọng nói từ xa, ngăn chặn tiếng ồn xung quanh là những tính năng quan trọng cần thiết để tạo nên cuộc họp trực tuyến hiệu quả và chuyên nghiệp. Ngoài ra, nên lựa chọn thiết bị có khả năng theo dõi giọng nói, nhận diện và đóng khung đối tượng sẽ giúp theo dõi diễn giả theo thời gian thực trong suốt cuộc họp. 

Các dòng sản phẩm camera hội nghị của AVer đều cung cấp các tính năng AI thông minh tuyệt vời này, mang đến cho bạn trải nghiệm cuộc họp trực tuyến chất lượng hàng đầu.

Camera hội nghị của AVer đều được tích hợp công nghệ AI

4.3. Ít dây cáp hơn hoặc kết nối không dây

Ít dây cáp kết nối và công nghệ không dây sẽ giúp giảm chi phí triển khai và bảo trì, cũng như người dùng sử dụng cũng dễ dàng hơn. Theo đó, các thiết bị phòng họp trực tuyến không dây được khách hàng ưu tiên lựa chọn hơn. 

4.4. Cung cấp giải pháp trọn bộ

Nên lựa chọn thương hiệu có thể cung cấp đầy đủ, trọn bộ các thiết bị cho phòng họp trực tuyến. Điều này giúp tối ưu đáng kể chi phí đầu tư, cùng với nhiều lợi thế:

• Dễ dàng triển khai và bảo trì
• Tăng trải nghiệm thân thiện với người dùng cho nhân viên tại doanh nghiệp
• Khi cần hỗ trợ kỹ thuật chỉ cần liên hệ với một đơn vị duy nhất. 

=> Tìm hiểu Giải pháp trọn gói thiết bị hội nghị truyền hình AVer

5. Lưu ý lựa chọn thiết bị khi thiết kế phòng họp online

Khi lựa chọn thiết bị để lắp đặt phòng họp trực tuyến, ngoài những tính năng nêu trên, chúng ta cũng cần xem xét cẩn thận các lưu ý khác sau:

•  Xác định quy mô không gian: Cần phân loại phòng họp của công ty thành phòng nhỏ, phòng trung bình hay phòng lớn, phòng đa năng để lựa chọn thiết bị với những thông số kỹ thuật thích hợp. 
• Giá cả và dịch vụ khách hàng: Khi lựa chọn thiết bị, giá cả là yếu tố quyết định. Xem xét ngân sách hiện có của doanh nghiệp để đưa ra lựa chọn phù hợp. Ngoài ra, cần lưu ý về các dịch vụ khách hàng như tư vấn, bảo hành bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật để khi gặp sự cố với thiết bị bạn sẽ nhận được giải pháp giải quyết kịp thời. 

Với thiết bị phòng họp trực tuyến, các doanh nghiệp trên toàn cầu không còn bị giới hạn bởi địa lý. Việc liên lạc nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả giúp thúc đẩy sự phát triển của các công ty. Để nhận ngay mức giá thiết bị phòng họp trực tuyến chính hãng tốt nhất cho doanh nghiệp, liên hệ với DNG Corp - Đơn vị phân phối ủy quyền của AVer tại Việt Nam qua thông tin hotline: 0983 959 796/ 0988 712 159 hoặc email: sales@dngcorp.vn.