Hướng dẫn chi tiết nhất để họp trực tuyến Google Meet

Google là một trong những thương hiệu hàng đầu trong việc nghiên cứu và phát triển các phần mềm tiện ích cho người dùng trên toàn thế giới. Một trong số những tiện ích của Google không thể không nhắc đến Google Meet và nó cũng là phần mềm phổ biến giúp người dùng thực hiện các cuộc họp doanh nghiệp trực tuyến. Trong bài viết này, DNG Corp - Phân phối AVer sẽ đưa ra hướng dẫn chi tiết nhất để họp trực tuyến Google Meet.  

1. Họp trực tuyến Google Meet là gì

Trước khi đi vào chi tiết các bước tiến hành tạo cuộc họp Google Meet, Phân phối AVer sẽ cùng bạn đi tìm hiểu họp trực tuyến Google Meet là gì. Google Meet được biết đến là một ứng dụng hỗ trợ người dùng liên lạc, trao đổi qua video trực tuyến miễn phí ra mắt từ năm 2017. Hiện tại, Google Meet hỗ trợ các gói sử dụng với số lượng người tham gia khác nhau như: G-suite basic là 100 người tối đa, G-suite Business là 150 người và G-suite Enterprise là lên tới 250 người. 

=> Xem thêm Review chi tiết các phần mềm hội nghị trực tuyến doanh nghiệp nên dùng

Họp trực tuyến Google Meet là người dùng sử dụng phần mềm Google Meet này để tiến hành các cuộc hội họp online. Qua đây, bạn sẽ được trải nghiệm những tính năng tiện dụng như chia sẻ màn hình trình chiếu, tài liệu cuộc họp, nhắn tin trao đổi,... Tuy nhiên, nếu sử dụng gói thông thường miễn phí sẽ có một số hạn chế.

Họp trực tuyến Google Meet mang đến trải nghiệm tiện dụng

2. Lý do doanh nghiệp nên sử dụng Google Meet 

Trong những phần mềm họp trực tuyến hiện có trên thị trường, Google Meet là lựa chọn nên dùng của doanh nghiệp để đạt hiệu quả trong công việc. Phân phối AVer sẽ giúp bạn điểm ra những lợi ích của Google Meet trong việc tổ chức họp online:

• Google Meet là ứng dụng miễn phí và sử dụng dễ dàng.
• Người dùng có thể tạo và tham gia các cuộc họp Google Meet trên nhiều nền tảng hệ điều hành như website, iOS, Android, Windows, macOS, Linux. 
• Cuộc gọi với tất cả người dùng sẽ được mã hóa.
• Hỗ trợ phụ đề chi tiết theo nhận dạng giọng nói diễn giả.
• Tích hợp với Google Calendar để lên lịch cho cuộc họp chỉ với thao tác đơn giản. 
• Thoải mái chia sẻ màn hình trình chiếu, tài liệu hình ảnh và video. 

=> Xem thêm Top 5 camera phòng họp zoom tốt nhất hiện nay

3. Những tính năng ấn tượng của Google Meet

Dù là phiên bản thường hay nâng cấp, người dùng cũng đều được sử dụng những tính năng cơ bản nhưng vô cùng hữu ích vượt trội sau của Google Meet.

• Trải nghiệm cuộc họp dễ dàng

Chỉ cần tạo cuộc họp và chia sẻ liên kết đến mọi người là cuộc họp trực tuyến với nhiều người qua Google Meet đã được diễn ra một cách dễ dàng. Hơn nữa, ứng dụng được thiết kế với giao diện sử dụng thân thiện, tính năng quản lý thông minh. 

• Là ứng dụng tin cậy của nhiều doanh nghiệp

Các thành viên chỉ được phép tham gia cuộc họp khi được chủ phòng phê duyệt hoặc mời vào. Điều này đảm bảo an toàn bảo mật thông tin cho doanh nghiệp nên được nhiều tổ chức lựa chọn sử dụng. 

Google Meet là ứng dụng tin cậy của các doanh nghiệp

• Phù hợp với mọi loại hình tổ chức

Google Meet đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu sử dụng từ cuộc họp 1-1 đến họp nhóm nhỏ và hội nghị lớn đến hơn 200 người tham dự. Thời gian cho mỗi cuộc họp có thời lượng có thể kéo dài tới 24 giờ. 

• Ghi và xem lại không giới hạn

Dù bạn đang sử dụng phiên bản nào, Google Meet cũng cho phép bạn ghi lại cuộc họp để lưu trữ và xem lại khi cần. Bản ghi lại sẽ được tự động lưu vào Google Drive sau khi kết thúc ghi hình. Khi đó bạn chỉ cần chia sẻ lại cho mọi người nếu cần. 

• Tương tác linh hoạt giữa các thành viên

Ngay trong giao diện hiển thị của cuộc họp Meet, người dùng có thể tạo ra các tương tác với nhau như tạo cuộc bình chọn, tạo câu hỏi cho các thành viên khác mà không cần phải dùng đến ứng dụng thứ ba. 

• Không giới hạn trò chuyện

Trong trường hợp có thành viên không thể sử dụng microphone để phát biểu, Google Meet có tính năng trò chuyện bằng cách chat trên khung trò chuyện để họ có thể đưa ra ý kiến bất cứ lúc nào. Tại phần chat này, người dùng cũng có thể gửi các đường link hoặc file tài liệu cho tất cả mọi người có mặt trong cuộc họp.

=> Xem thêm Hướng dẫn chọn thiết bị phòng họp trực tuyến khi thiết kế phòng họp online

• Cho phép thay đổi phông nền đại diện

Nếu địa điểm bạn đang ngồi họp không thuận tiện thì họp trực tuyến Google Meet có tính năng thay đổi phông nền hiển thị để giúp bạn như đang ngồi trong văn phòng hiện đại. 

• Hỗ trợ chia sẻ màn hình

Đây là tính năng cực kỳ quan trọng để có một cuộc họp hiệu quả vì giúp người tổ chức/ diễn giả chia sẻ với các thành viên những nội dung muốn trình bày. 

• Đặt lịch họp qua Google Calender  

Bạn có thể đặt lịch trước cho cuộc họp Google Meet của doanh nghiệp thông qua Google Calendar theo ngày/ tuần/ tháng. Bên cạnh đó, ứng dụng cho phép bạn thiết lập nhắc nhở trước cuộc họp để không có thành viên nào quên mất sự kiện. Sau khi đặt lịch, Google Meet sẽ được tích hợp sẵn tại sự kiện của Calendar để bạn và mọi người chỉ cần click vào là tham gia ngay.  

4. Lưu ý khi họp trực tuyến Google Meet

Để thực hiện một cuộc họp online hiệu quả qua Google Meet, bạn cần biết một số lưu ý sau:

• Tất cả thành viên muốn tham gia cuộc họp đều phải có tài khoản đăng nhập Google. 
• Vì Google Meet hỗ trợ người dùng có thể truy cập trên nhiều loại thiết bị và nền tảng nên bạn có thể tham gia họp online trên điện thoại, máy tính hay ipad,...
• Họp trực tuyến Google Meet cho phép nhiều người dùng cùng tham gia. Nên nếu trong cùng một phòng có hai người cùng kết nối sẽ dễ xảy ra tình trạng bị vọng âm. Vì vậy, trong trường hợp này bạn chỉ nên sử dụng cùng một thiết bị để cả hai cùng kết nối với cuộc họp. 
• Trong quá trình họp, các thành viên nên tắt microphone để tránh gây ra tiếng ồn khi người khác phát biểu làm ảnh hưởng chất lượng của cuộc họp. 
• Họp online phụ thuộc rất nhiều bởi tín hiệu đường truyền internet. Do vậy, để đảm bảo cuộc họp diễn ra ổn định và mượt mà bạn nên đảm bảo nơi đó có kết nối mạng đủ mạnh cũng như các phương án kết nối thay thế tránh mất internet đột ngột. 

5. Hướng dẫn chi tiết tạo phòng họp trực tuyến Google Meet

Nếu bạn muốn tạo một cuộc họp trực tuyến với ứng dụng Google Meet nhưng chưa biết cách thực hiện. Dưới đây sẽ là các bước hướng dẫn chi tiết cách tạo cực nhanh, cực đơn giản.

Bước 1: Đăng nhập tài khoản Gmail của bạn trên máy tính rồi nhấn chỗ biểu tượng dấu chấm trên góc phải màn hình. Chọn biểu tượng Meet.

Đăng nhập Gmail để vào Google Meet

Bước 2: Khi đó giao diện của Google Meet hiện ra, bạn chọn Cuộc họp mới.

Tạo cuộc họp mới

Bước 3: Nhấn chọn Bắt đầu một cuộc họp tức thì.

Bắt đầu tức thì cuộc họp

Bước 4: Thêm thành viên bằng một trong hai cách sau:

+ Sao chép đường link URL ở khung trái để chia sẻ cho người tham gia khác dùng máy tính hoặc sao chép mã phòng họp là các ký tự ở phía sau của cum “meet.google.com/” để gửi cho người tham gia bằng điện thoại.

Cách thêm thành viên vào họp

+ Nhấn vào ô Thêm người khác rồi nhập email của người mà bạn muốn thêm. Click Gửi email. 

Bước 5: Thiết lập phòng họp: Trên giao diện Google Meet sẽ có các biểu tượng để bạn tùy chỉnh camera, microphone, quản lý list người tham dự, xem khung chat,...

Bước 6: Nhấn Trình bày ngay ở góc dưới bên phải màn hình để bắt đầu nội dung cuộc họp. 

Nhấn Trình bày ngay để chia sẻ nội dung

Tại đây có 3 hình thức chia sẻ màn hình để bạn tùy chọn:

+ Toàn bộ màn hình: Bạn sẽ chiếu toàn bộ màn hình của bạn cho mọi người xem. 

Một cửa sổ: Trình chiếu duy nhất một giao diện cửa sổ.

Một thẻ: Trình chiếu duy nhất một thẻ trên ứng dụng Chrome.

Cuối cùng, chọn chia sẻ để trình chiếu nội dung cần thiết.

Bước 7: Để kết thúc cuộc họp, bạn chỉ cần chọn biểu tượng điện thoại ở giữa hai nút camera và micro. 

Kết thúc cuộc họp

Như vậy, chỉ với các bước đơn giản bạn có thể nhanh chóng tổ chức một cuộc họp trực tuyến Google Meet với nhân viên, đối tác, khách hàng của mình. 

6. Các bước để tham gia phòng họp Google Meet

Để tham gia phòng họp trên Google Meet, bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập Gmail trên máy tính của bạn, sau đó nhấn vào biểu tượng dấu chấm ở góc trên bên phải, rồi chọn ứng dụng Meet. 

Bước 2: Copy - Paste đường link URL hoặc nhập mã phòng họp online được chia sẻ vào khung Nhập một mã hoặc đường link. Sau đó nhấn Tham gia. 

Copy - Paste đường link để tham gia 

Bước 3: Kiểm tra camera và micro của bạn có hoạt động tốt hay không trước khi bắt đầu họp. Nhấn tham gia ngay để vào phòng họp.

Bước 4: Để thoát phòng, bạn chỉ cần nhấn biểu tượng điện thoại ở chính giữa.

Trên đây chúng tôi đã chia sẻ tới bạn toàn bộ thông tin, cách sử dụng Google Meet. Hy vọng bài viết đã giúp bạn có thêm kiến thức để tạo những cuộc họp trực tuyến nhanh chóng, hiệu quả. Để được tư vấn về các giải pháp hội nghị truyền hình chuyên nghiệp, toàn diện liên hệ ngay với DNG Corp là đơn vị phân phối chính hãng các thiết bị hội nghị truyền hình AVer - Hotline 0983 959 796.